Procesy nekreslíme, modelujeme ich!

180

Proces nakupovania, aj keď ho použijem ešte aj v tomto príspevku, je pomerne jednoduchý. Vieme ho popísať slovne, zachytiť vo forme tabuľky alebo obrázka – nakresliť. Množstvo ľudí považuje prácu s procesmi za ukončenú po zakreslení procesu. Cieľom nášho úsilia však nie je proces, ale jeho interpretácia a čerpanie informácií na riešenie rôznych úloh!

Pri riešení úloh však vyžadujeme jasné východiská, minimum riešiteľov a času.

  • Čo tak skrátiť čas a minimalizovať počet ľudí na použitie informácií z procesu použitím vhodných algoritmov?
  • Dokážeme nimi účinne analyzovať dopady chystaných zmien v organizácii, optimalizovať rozloženie zdrojov v priestore a čase, identifikovať riziká, špecifikovať požiadavky na informačné systémy …
  • Môžeme zabezpečiť rýchlejší a kvalitnejší vývoj aplikácií alebo implementáciu informačného systému.

To však len vtedy, ak máme proces namodelovaný a teda každú informáciu o procese na pozadí transformovanú do objektu vhodného pre spracovanie pomocou algoritmov.  Nuž a v konečnom dôsledku dokážeme pomocou algoritmov aj informácie v namodelovanom procese aktualizovať, alebo proces „domodelovať“. To sú hlavné dôvody, kvôli ktorým nie je dostatočné procesy kresliť, ale je nevyhnutné vytvárať modely procesov!

Keď som v mojom predchádzajúcom príspevku hovoril o procese nakupovania popísal som ho dosť jednoducho a položil som zopár otázok o ktorých sa pri zachytávaní priebehu procesu vedú vždy diskusie. Na pripomenutie len uvediem, že proces nakupovania bol zložený z nasledujúcich krokov:

  • Spísať čo potrebujeme
  • Dostať sa na miesto, kde naše potraviny predávajú
  • Nájsť všetky potraviny podľa zoznamu a naložiť ich do košíka (ak ich máte málo môžete si ich odniesť k pokladni aj v rukách)
  • Zaplatiť
  • Dostať sa s potravinami domov

Začiatok a koniec procesu

Prvá otázka sa týkala začiatku a konca procesu. Prvý krok, spísanie čo potrebujeme, je dostatočný a nie je ho potrebné meniť, či dopĺňať. Posledný krok by však nemal končiť presunom domov, ale vyložením nákupu a uložením nakúpených vecí tam, kam patria. Aby sa nám náhodou niečo nepokazilo J.

Zachytenie všetkých krokov

Druhá otázka sa zaoberala tým, či máme zachytené všetky kroky. Niektorí z nás možno po spísaní zoznamu zisťujú stav peňazí na účte, či v peňaženke. Podľa toho čo zistia zoznam upravujú, resp. si povedia čo potrebujú nakúpiť teraz a čo ešte môže počkať. Iní vyberajú miesto nákupu alebo si plánujú, ktoré obchody či nákupné centrá navštívia. Ja osobne mám rád, keď je zoznam usporiadaný podľa toho, ako sú usporiadané tovary v danom obchode od miesta vstupu. Nemusím sa presúvať podľa nákupného zoznamu po obchode z jednej strany na druhú. Okrem toho nám v procese môže chýbať výber hotovosti po príchode na miesto nákupu alebo to, že si vezmeme nákupný košík. A po zaplatení a presunutí sa k autu ešte naloženia nákupu do kufra auta (ak sme prišli autom). Takže v mojom pôvodnom „procese“ chýba ešte niekoľko krokov.

Vhodnosť zachytenia názvov krokov

Nuž a posledná otázka bola o tom, či sme vhodne jednotlivé kroky pomenovali? Toto je veľmi dôležitá časť modelovania procesov. Kroky by mali byť nazvané tak, aby zachytávali

  • činnosť, ktorú v danom kroku vykonávame
  • objekt, nad ktorým danú činnosť vykonávame

Nuž a dôležité je aj to, aby sme vedeli pochopiť obsah kroku aj keď sa k nemu s odstupom času vrátime. Kroky, ktoré sme doteraz popísali, nespĺňajú vyššie uvedené požiadavky Ako príklad uvediem krok „Zaplatiť“. Aj keď máme naplnenú požiadavku na činnosť, ktorú vykonávame, nevieme jednoznačne určiť, za čo chceme zaplatiť. Či za nákup, elektrinu, plyn a pod. Niekto by možno povedal, že to vieme z názvu procesu. Ja osobne by som sa však na to nespoliehal. Najmä keď chceme použiť prostriedky na automatizovanú analýzu procesov …

Aplikovanie pravidiel

Ak by sme sa vrátili k nášmu procesu nakupovania a aplikovali by sme všetky pravidlá, ktoré som na začiatku tohto príspevku spomínal, proces by mohol vyzerať takto:

  • Vytvorenie nákupného zoznamu
  • Zistenie stavu finančných prostriedkov
  • Výber miesta na nakupovanie
  • Usporiadanie nákupného zoznamu podľa priorít
  • Presun z domu na miesto nákupu
  • Výber nákupného košíka
  • Výber tovarov podľa zoznamu
  • Zaplatenie za vybrané tovary
  • Naloženie tovaru do auta
  • Presun s nakúpeným tovarom domov
  • Vyloženie nakúpeného tovaru

Počet krokov sa nám rozrástol, zmenili sa nám aj názvy jednotlivých krokov. Proces vyzerá na pohľad jednoducho. Dokonca aj keď použijeme „najznámejší“ spôsob grafickej reprezentácie vývojový diagram – slang. vývoják (viac na http://en.wikipedia.org/wiki/Flowchart ).

Obrázok 1: Proces nakupovania zachytený pomocou vývojového diagramu

V praxi pri popise procesov potrebujeme v určitých krokoch zachytiť aj rozhodovanie. V našom prípade by sme potrebovali zachytiť rozhodovanie minimálne pri krokoch „Zistenie stavu finančných prostriedkov“ a „Výber tovarov podľa zoznamu“.  Potom by proces zachytený pomocou vývojového diagramu vyzeral trošku inak.

 Obrázok 2: Vetvenia v procese nakupovania

Vývojový diagram nám však neumožňuje zachytiť všetky informácie, ktoré by sme potrebovali o procese zachytiť:

  • za akých podmienok proces začína – napr. či každý deň ráno si pozrieme čo nemáme, aby sme po ceste domov z práce nakúpili, alebo to robíme len v sobotu a pod.
  • kto ktorú činnosť vykonáva – napr. manželka napíše zoznam a manžela pošle nakúpiť, alebo všetko robí manželka/manžel
  • čo potrebujeme na vykonanie činností, resp. čo je výsledkom činností – napr. činnosťou „Vytvorenie nákupného zoznamu“ vytvoríme „Nákupný zoznam“, ktorý potrebujeme ako vstup pre činnosť „Výber tovarov podľa zoznamu“; pri činnosti „Presun z domu na miesto nákupu“ potrebujeme „Auto“; a pri činnosti „Zaplatenie za vybrané tovary“ potrebujeme „Peniaze“ alebo „Bankovú kartu“
  • ak má rozhodovanie viac ako 2 stavy, musíme do procesu umiestniť niekoľko rozhodovacích blokov

Techniky zachytenia procesov

Toto je dôvodom, prečo existuje množstvo rôznych modelov/modelovacích jazykov a prístupov, v ktorých sa autori snažia vzhľadom k účelu modelovania  zachytiť potrebné informácie. Okrem vývojových diagramov, ktoré som tu už spomínal, by sa dal náš proces popísať aj pomocou (usporiadané abecedne):

Každý z nich má svoje výhody a nevýhody, každý z nich vyžaduje zachytenie relevantných informácií v jednom, alebo viacerých typoch modelov.

Proces nakupovania som doteraz používal ako východisko pre špecifikáciu základných informácií o procese. Nabudúce prejdem viac do podnikovej reality, použijem proces „Spracovanie požiadavky na objednávku“ a priblížim vám jeho zachytenie pomocou BPMN, EPC a S-BPM.

Dobrý článok? Chceš dostávať ďalšie?

Už viac ako 4 200 z vás dostáva správy e-mailom. Nemusíš sa báť, nie každé ráno. Len občasne.

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

Tvoj email neposkytneme 3tím stranám. Posielame naňho len informácie z robime.it. Kedykoľvek sa môžete odhlásiť.