Dnešní projekty, zejména ty větší, si firma většinou neumí dodat vlastními silami. Případně to nemá smysl. Ať z důvodů nedostatku zdrojů nebo často neexistence patřičných odborných kompetencí ve firmě. Je nutno sehnat externího dodavatele. Zahájí se výběrové řízení.

Poptávkový dokument

Výběrové řízení napsáním poptávkového dokumentu. Chceme říci potenciálním dodavatelům, co bychom si od nich případně chtěli koupit. Dnes se používá řada forem a názvů takového dokumentu. V zásadě se dá říci, že se používají pojmy:

• RFI – Request For Information – tímto dokumentem chci zjednodušenou formou zjistit, zdali dodavatel by uměl moji potřebu uspokojit.
• RPF – Request For Proposal – touto formou žádám potenciálního dodavatele o závaznou nabídku, tedy hlavně co se týče ceny.

Je potřeba říci, že situace v reálném životě, je tak trochu jiná a dokumenty mají formu, která bývá různými mutacemi těchto dokumentů. Forma RFI se často využívá k tomu, aby klient získal z dodavatele nějaké informace a zjistil tak, co by vlastně měl reálně poptávat. Někdy ta míra využití jde tak daleko, že klient z dodavatele vytáhne zdarma tolik informací, že už potom dodavatele ani nepoužije. Nechci ale popisovat podvodné praktiky

Poptávkové dokumenty bývají různé kvality, různé struktury, různých požadovaných informací. Platí zde, samozřejmě, pravidlo – jak dobrá je poptávka, tak dobré jsou nabídky. Pokud se RFP podcení, tak potom vzniknou nabídky, které nejsou vzájemně porovnatelné, nelze se na jejich základě správně rozhodnout.

Už jsem zažil tento příběh:

Závěr výběrové komise byl:  Komise se neumí rozhodnout a rozhodnutí se musí posunout na vrcholové vedení. Říkal jsem jim: „Pánové, potom jste tu zbyteční a měli byste uvážit, zdali si zasloužíte vaše výplaty.“ To je nakonec přimělo k přijetí rozhodnutí, i když to bylo velmi bolestivé.

Velmi dobré je do dokumentu dát relativně striktní požadavek na strukturu požadovaných informací, dát zde maximum informací o standardech, omezeních, situaci. Zadavatelé s informacemi většinou šetří, aby snad něco tajného neprozradili, a potom mají nabídky od lidí, kteří nemají dostatek informací a spíš je to loterie než reálné výběrové řízení.

Mě se naopak podařilo dostat nabídky do takové normalizace, že jsme se rozhodovali pouze o ceně a něčem navíc, co dodavatel nabízí. V komisi jsme na sebe koukali, že nemáme o čem příliš rozhodovat. To už je druhý extrém, který asi nechceme. Musíme dát dodavateli prostor na kreativitu.

Prostě, soustřeďte se na strukturu a obsahovou kvalitu. Omáčka ohledně obálek, médií a já nevím čeho je potřeba, ale důležitý je opravdu obsah než až tolik formality. Je dobré umožnit dodavatelům i ptát se. I to vám hodně řekne o jejich přístupu a zájmu o projekt.

Nabídkový dokument

Nabídkový dokument vám doručí dodavatel dle dohodnutých podmínek. Dobré je dodržet regule nákupu, abychom se vyhnuli nařčení z neregulérních podmínek. Dokument je dobré přečíst z pohledu, zdali se naplnila naše očekávání. Ještě lépe je zapojit ostatní kolegy, dle jejich odborností, a nechat si od nich připravit srovnávací tabulku, která nám dá první náhled na věc.

Prezentace

Téměř absolutní většina klientů si chce nechat nabídku fyzicky odprezentovat a to většinou lidmi, co ten projekt potom budou dělat. Jde přeci o to, zjistit zdali bude vztah při dodávce projektu fungovat. Proto si prezentaci opravdu připravte a nacvičte kdo, co budete prezentovat. Prezentace nabídky je většinou to, co reálně rozhodne.

Výběrová komise

Výběrová komise je zážitek sám o sobě. Bohužel se v komisi sejde různá parta lidí. Často lidi, kteří nemají znalosti, mají různé zájmy, které ne vždy jsou úplně ve prospěch firmy.

Důležité momenty:

• Složení komise – je potřeba zajistit členy komise, kteří mají reálný zájem na kvalitě řešení a budou řešení používat. Velmi často je tam někdo z nákupu, který má hodnocení a tedy zájem pouze na snížení ceny. Vhodné složení komise je kritická věc.

Zažil jsem komisi, kdy právník rozhodoval o vhodnosti tiskového systému, o kterém neměl nejmenší tušení. Nakonec jsem musel na poslední chvíli zařídit změnu složení komise o šéfa IT provozu a manažera projektu, abych zařídil smysluplný výsledek a velká banka si nevybrala pro svůj kritický prvek – tiskové oddělení pro komunikaci s klienty – tříčlennou firmu z Berouna vlastnící jednu starou tiskárnu. Firma měla sympatickou nabídky s atraktivní cenou, jen nemohla tiskovou službu pro banku reálně zajistit.

V jiném případě jsem musel i zrušit celé výběrové řízení, jelikož si komise pro řešení elektronického archivu výpisů vybrala poskytovatele diskového pole. Důvod byl jednoduchý. Komise pochopila, že k archivaci dat potřebuji disk, kam data dám. A cena byla pěkná. Že mi k tomu chybí patřičný software a někoho, kdo ho umí implementovat a dostat do rutinního provozu? To se nejevilo jako důležitá podmínka.

• Pravidla rozhodování – nastavte si rozumná hodnotící kritéria. Je dobré si je připravit zároveň s výrobou RFP dokumentu a přinést je předem. Velmi obtížné je sestavovat hodnotící kritéria až ve výběrové komisi. Zajistěte si, že členové komise tématu rozumí a nabídky si prostudovali a účastnili se prezentace nabídky.

• Vedení komise – velmi důležité je mít správného předsedu komise, který je schopen jednání správně vést a nenechat udělat z jednání kabaret, diskusní klub. Pojďme rozlišit rozhodování dle faktů a neméně důležité rozhodování dle emocí. Někdy je rozhodování pouze emotivního charakteru. Důležité je eliminovat členy, kteří si pouze přišli udělat řečnické cvičení. Často rozhodnutí ovlivní člověk, který o tématu neví nic, příliš jej nezajímá, pouze má přesvědčivý verbální projev. Extrémně důležitá je motivace pana předsedy k dobrému výsledku.

Vhodnými otázkami typu: “Proč jste se rozhodl/nerozhodl takto? Proč je vaše rozhodnutí jiné než kolegy XY? Nemyslíte si, že toto rozhodnutí ohrožuje náš společný cíl?” lze vmanipulovat člena komise velmi snadno do hlasování za věc, se kterou nesouhlasí. Věřte, znám to z vlastní zkušenosti.

• Sledování cíle – mějme vždy na paměti, co je cílem poptávky, co má řešení přinést. Často se komise rozhodne dle zajímavého aspektu nabídky. Jen tento zajímavý prvek firma vůbec nepotřebuje. Hlavně nezapomeňme, že cílem je vyhodnotit schopnosti dodavatele a kvalitu řešení. Hodnotíme dodavatele, ne nabídkový dokument. Nabídkový dokument je jen jeden z nástrojů, jak kvalitu dodavatele zjistit.

• Stabilita dodavatele – nezapomeňme vyhodnotit, jak je dodavatel schopen přestát případné problémy a neúspěchy v průběhu projektu a jak nás dokáže dále podporovat po skončení projektu. Je iluzorní si myslet, že důmyslná konstrukce pokut a penále nám pomůže. Maximálně získáme nějaké peníze z neúspěšného dodavatele, ale řešení nemáme. Nejvíce se pak směje právník, který participuje na soudním řízení.
  

  Jedna nejmenovaná velká banka si vybrala pro implementaci na správu dokumentů dodavatele jehož majitelé v průběhu projektu firmu zavřeli. Následně zavřela projekt i banka a vyčíslila si ztrátu 50 miliónů korun.

  A stane se i to, že si vyberete jako dodavatele seriózní stabilní firmu, která vám ovšem přeprodá jako svého subdodavatele malou firmu. Subdodavatel se v průběhu firmy přerodí v primárního dodavatele klíčové komponenty a v průběhu projektu v tichosti zkrachuje. A to je velmi nemilá situace.

  Musel jsem takto vyčistit projekt digitalizace prodaný velmi renomovanou firmou, kde aplikaci pro provoz 700 členného klientského centra vyrobila miniaturní developerská firma, která nebyla schopna stabilizovat v provozu a rezignovala a přešla do apatie. Přičemž totéž se stalo s firmou realizující implementaci scanovacího software. K čemu vám potom je tým manažerů z věhlasné americké firmy, který kroutí hlavou nad tím jak celé klientské centrum není schopno provozu a ohání se všelikými reporty. Museli jsme se chopit akce a subdodavatele vyhodit a nahradit jinými, spolehlivějšími firmami.

  Je nutno si ověřit nejen primárního dodavatele (prime contractor), ale stejně pečlivě prověřit i jeho subdodavatele (subcontractor). Všechny smlouvy, záruky a sliby jsou nakonec k ničemu, když provoz firmy stojí.

Jak vidíme, je výběrové řízení velmi zábavné cvičení. Nezbývá než popřát šťastnou ruku při vybírání správného dodavatele. Opět ještě jednou připomínám. Cílem není posoudit nabídkový dokument, ale vybrat správného dodavatele.