Niekedy je modelovanie procesov ako bezcieľne túlanie sa horami a niekedy ako horská túra. Síce náročná, vyžadujúca kondíciu podľa zvolenej trasy, ale s presne určeným cieľom. Kráčate stúpajúcim chodníkom, ktorý sa vinie okolo potoka. Ten sa vám niekedy stráca z očí medzi skalami a tak s rozporuplnými pocitmi kráčate ďalej. Prepuká vo vás zvedavosť či chodník bude ďalej pokračovať okolo potoka, alebo vás čakajú reťaze, rebríky, prinajhoršom zopár krokov vodou. Snažíte sa vnímať každé zákutie okolo vás, kontrasty medzi vodou, skalou a rastlinami. A každým krokom ste bližšie k cieľu vašej túry.

Pravdepodobne jedným z najčastejšie používaných procesov v organizáciách je spracovanie požiadavky na objednávku. Či už zamestnanec potrebuje pre svoju prácu špecifický materiál, alebo poskytnutie služby, žiada svojho nadriadeného o súhlas. Ak je jeho požiadavka odsúhlasená, je vybavená vyskladnením zo skladu, objednaním u dodávateľa alebo je spustený proces obstarávania (v niektorých prípadoch aj verejného). Čím viac zamestnancov organizácia má, tým viac takýchto požiadaviek je v nej spracovávaných.

Proces spracovania požiadavky na objednávku je zvyčajne zložený z aktivít:

• Vytvorenie požiadavky na objednávku

Zamestnanec do formulára zaznamená svoju požiadavku a potvrdí jej zadanie. Požiadavka je zaradená do zoznamu pre schvaľovanie.

• Schvaľovanie požiadavky na objednávku

Poverená osoba (priamy nadriadený alebo iný zamestnanec podľa typu požiadavky) požiadavku odsúhlasí alebo zamietne. O výsledku schvaľovania je informovaný zamestnanec, ktorý požiadavku zadal.

• Postúpenie požiadavky na objednávku

Odsúhlasená požiadavka je priradená, zvyčajne podľa typu,  ďalšiemu zamestnancovi na jej vybavenie. Ak požiadavka obsahuje niekoľko záznamov rôznych typov, môže byť v tomto kroku požiadavka na objednávku rozdelená do niekoľkých záznamov a každý z nich samostatne zaslaný na vybavenie zodpovedajúcim zamestnancom.

• Výber spôsobu naplnenia požiadavky na objednávku

Na základe typu požiadavky je preskúmaný zostatok materiálu na sklade, miera existencie/ naplnenia dodávateľskej zmluvy, resp. je požiadavka zaradená do plánu obstarávania.

Cieľom procesu Spracovanie požiadavky na objednávku je teda jej zaradenie do jedného z kanálov na vybavenie. Pozrime sa teraz, ako by sme tento proces zachytili pomocou prístupov uvedených v mojom predchádzajúcom článku – EPC, BPMN a S-BPM.

EPC – tok aktivít v čase

Ak nás zaujíma zachytenie základných aktivít usporiadaných časovo, bez nutnosti poznať ich vykonávateľov, je to celkom vhodný spôsob modelovania. Umožňuje spájať a vetviť (pri rozhodovaní) tok aj viac ako dvoma vetvami (na rozdiel od vývojového diagramu).

Na zachytenie pomerne veľkého rozsahu informácií nám stačí poznať 6 symbolov – udalosť, činnosť, logický operátor, dokument a rolu zamestnanca. Udalosť, činnosť a logický operátor nám pomôžu zachytiť tok aktivít v čase, ktoré musíme vykonať na naplnenie nášho cieľa. Dokument nám reprezentuje informácie, ktoré pri vykonávaní aktivity používame, vytvárame alebo modifikujeme. Rola zamestnanca nám hovorí o vzťahu zamestnanca k vykonávanej činnosti. Nie je to názov pracovnej pozície, aj keď niekedy je náročné odlíšiť názov pracovnej pozície a roly. V prípade potreby máme k dispozícii množstvo symbolov na zachytenie ďalších informácií. 

Prepojenie procesov je realizované pomocou rozhraní (samostatný symbol) a ak chceme zachytiť prehľad procesov a tok informácií, resp. produktov, musíme použiť iný typ modelu.

BPMN – tok aktivít  v čase medzi účastníkmi

Tento prístup používa niekoľko typov modelov a jeho cieľom je zjednodušenie implementácie/vývoja informačných systémov. Aj keď náš proces zatiaľ neobsahuje prvky žiadneho informačného systému, dokážeme potrebné aktivity zachytiť pri tomto prístupe pomocou procesného modelu (Process diagram) bez výrazných problémov. Aj tu zaznamenávame tok aktivít v čase podobne ako v prípade EPC. Rozdiel oproti EPC je najmä v iných typoch použitých symbolov a identifikácii typu operácie už pri modelovaní (zaslanie/príjem správy, všeobecná úloha, používateľská úloha a pod.). Model je možné vytvoriť bez definovania účastníkov, ale najčastejšie je vytváraný pomocou „plaveckých dráh“, ktoré reprezentujú účastníkov procesu (tzv. pools).

Komunikáciu medzi účastníkmi podľa štandardu BPMN popisujeme pomocou modelu spolupráce (Collaboration diagram), v ktorom sa zaznamenáva výmena správ. 

S-BPM – komunikácia účastníkov

Tento prístup si vyžaduje už na začiatku poznať subjekty, ktoré sa procesu zúčastňujú. V prvom rade je identifikovaný základný tok správ – komunikácia. Tento model sa dosť podobá na model spolupráce z prístupu BPMN.

Po definovaní komunikácie je potrebné pre každý subjekt popísať aktivity, ktoré v danom procese vykonáva. Počet symbolov je tu obmedzený. Používame symbol pre aktivitu, zaslanie správy, prijatie správy a správu samotnú.

Ako je možné vidieť pri popise činnosti žiadateľa, môžeme tu umiestniť aj činnosti súvisiace s dodaním požadovaného tovaru alebo služby, čo by sme pri klasickom modelovaní procesov mali popísané v inom procese.

Každý prístup a každý jeho model, ktorý som v tomto článku uviedol, má svoje klady a zápory. BPMN a S-BPM sú primárne určené pre použitie na implementáciu informačných systémov. Pri EPC implementácia informačného systému nie je primárnym cieľom, ale podobne ako modely vo vyššie spomínaných prístupoch, umožňuje aj takéto použitie zachytených informácií.

V ďalšom článku sa pozrieme na to, ako je možné informácie z procesu použiť pri implementácii informačného systému.