Seriál: Ako Zvýšiť Svoju Produktivitu #3: 5 chýb, ktoré ťa oberajú o produktivitu a ako sa im vyhnúť

627

OfficeDog

Vedel si, že priemerný zamestnanec zo svojej 8 hodinovej pracovnej doby reálne odpracuje iba zlomok tohto času? V prípade Američanov (ktorý sú vraj jeden z najproduktívnejších národov) sa tento čas údajne pohybuje okolo 3 hodín za deň. Zostatok pracovnej doby strávia aktivitami, ktoré majú malú, alebo žiadnu hodnotu pre ich dlhodobý úspech.

V dnešnom článku si povieme, o ktoré aktivity ide a čo robiť pre to, aby si sa im úspešne vyhol a tým niekoľkonásobne zvýšil svoju produktivitu.

1. Nie si dostatočne organizovaný

Nezorganizovaný človek je ako loď bez kompasu na šírom mori – krúži stále dokola a nikam sa nedostane. Ako chceš niečo dosiahnuť bez reálneho plánu?

Prvá vec, ktorú musí mať každý človek, ktorý chce byť aspoň trochu produktívny je zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Môžeš ho volať to-do list, task list, alebo ako len chceš, no bez neho sa nepohneš. Existuje milión spôsobov, ako si ho zostaviť a každému vyhovuje iný. Ja ti teraz načrtnúť ten môj, ktorý vyvíjam už niekoľko rokov.

V prvom rade potrebuješ minimálne dva zoznamy – dlhodobý a krátkodobý.

Dlhodobý zoznam je zoznam vecí (projektov), ktoré chceš dokončiť napríklad za daný rok. Nazvime ho project list. Každá položka na tvojom dlhodobom zozname bude mať niekoľko svojich podriadených. Každý projekt sa totiž dá rozdeliť na konečný počet úloh. Vždy, keď nejaký projekt začínaš, by si si mal tieto úlohy zadefinovať a to pekne po poradí. Nazvime tento proces dlhodobé plánovanie.

Toto je neskutočne dôležité! Hovorí sa, že Zlyhanie plánovať je ako plánovať zlyhanie. Každá hodina plánovania ti ušetrí desiatky hodín práce (samozrejme s mierou, nie že ostaneš iba pri plánovaní…).

Krátkodobý zoznam je práve to, čomu väčšina  ľudí hovorí to-do list. Ten obsahuje veci, ktoré chceš urobiť v blízkej budúcnosti (rádovo v dňoch). Dávnejšie som používal to-do list rozdelený na projekty, no keďže sa snažím veci vždy zjednodušovať, v dnešnej dobe ho mám rozdelený iba na 2 zložky: veci, ktoré treba urobiť dnes a veci, ktoré treba urobiť tento týždeň.

Keď máš za sebou dlhodobé plánovanie, tj. hotový project list, pusti sa do krátkodobého plánovania. Každý týždeň (u mňa väčšinou v nedeľu) sa pozri na svoj project list, prehodnoť ho a vyber z neho veci, ktoré by si mal urobiť v daný týždeň. Následne si každý deň vyber z týždenného zoznamu veci, ktoré treba urobiť v daný deň. Niekto to robí večer, ja osobne preferujem ráno, hneď po skončení svojej rannej rutiny.

Keď už máš vytvorené tieto zoznamy, nasleduje ďalší krok, ktorý je práca. Bez tej žiadne koláče  veru nebudú. No skôr ako sa do nej pustíš, potrebuješ urobiť ešte jednu veľmi dôležitú vec. Tak sa dostávame k druhej chybe, ktorá ťa okráda o tvoju produktivitu:

2. Robíš nepodstatné veci

Každý jeden projekt obsahuje úlohy, ktoré sú esenciálne a úlohy, ktoré až tak dôležité nie sú. Nehovoriac o nedôležitých veciach, ktoré sa žiadneho z tvojich aktuálnych projektov vôbec netýkajú (upratať v kuchyni a pod.).

Preto je úplne nevyhnutné si všetky úlohy zoradiť podľa priority a to na každom z tvojich zoznamov. Tie najdôležitejšie sú väčšinou práve tie najťažšie a najzdĺhavejšie, do ktorých sa ti vôbec nechce. Odkladanie týchto úloh v prospech tých menej dôležitých sa nazýva prokrastinácia, ktorú všetci dobre poznáme.

V prvom rade si potrebuješ zoradiť svoje projekty podľa priority. Vždy by si mal mať jeden-dva, ktoré majú vysokú prioritu. Sú to tie, ktoré ak dokončíš, urobia v tvojom živote najväčší rozdiel. Ostatné odsuň na vedľajšiu koľaj, alebo sa im začni venovať až po dokončení tých aktuálnych (lepšia varianta).

Ďalej úlohy, z ktorých sa tieto projekty skladajú majú tiež svoju postupnosť (aktuálnu prioritu). Nebudem predsa vytvárať cover pre svoju knihu skôr ako som ju aspoň zväčša napísal, alebo urobil research. Môžeš napríklad každej úlohe prideliť číslo od 1 do 5, ktoré sa postupne, ako na projekte pracuješ, budú meniť.

Z týchto zoradených úloh si následne do svojho týždenného zoznamu potrebuješ vybrať úlohy tak, aby tie dôležité boli na zozname najvyššie. Že koľko, to už záleží hlavne na ich časovej náročnosti. Odporúčam ti radšej zvoliť menej dôležitých úloh ako viac nedôležitých. Viem, že to-do list s veľkým počtom odškrtnutých úloh vyzerá lepšie ako ten, kde odškrtneš iba zopár, no musíš tomu odolať a radšej robiť veci, ktoré majú naozaj zmysel.

Dovolenková metóda

Na záver, pri dennom plánovaní odporúčam použiť niečo, čomu hovorím dovolenková metóda. Predstav si, že zajtra odchádzaš na mesačnú dovolenku. Samozrejme potrebuješ urobiť tie najdôležitejšie veci. Výber si z nich jednu, ktorá má pre teba top prioritu a pridaj ju na denný zoznam. Takto si vyber aspoň 2-3 úlohy a prihoď ich na vrchol tvojho denného zoznamu.

Potom si určí ich približnú časovú náročnosť a podľa uváženia svoj zoznam doplň menej dôležitými a časovo náročnými úlohami. Opakujem – menej je viac. Nepridávaj si zbytočne veľa vecí na zoznam, inak budeš frustrovaný z počtu nedokončených úloh.

Keď už máš naplánované úlohy a určené svoje priority, môžeš sa do nich konečne pustiť. Tu mi nedá nespomenúť ďalšiu chybu, ktorá ľudí oberá o produktivitu.

3. Začínaš svoj deň nesprávne

V dnešnej dobe väčšina ľudí začína svoj deň tým, že zapnú facebook, či inú sociálnu sieť a hneď z rána pozerajú videa s roztomilými zvieratkami, fotky z dovolenky svojich známych a podobne hovadiny. Celé zle.

Hoci sa ti to môže zdať ako vhodná aktivita na ráno, kontrola emailov tiež nie je práve najlepší spôsob ako začať svoj deň. Aj keď máš dokonale zorganizovaný inbox (čo má naozaj málo ľudí) a nevidíš newslettre a podobné rozptyľovače pozornosti, stále to nie je dobrý nápad. Tým že začneš komunikovať s ostatnými sa efektívne odpútaš od vlastných myšlienok a musíš používať vzácnu energiu na rozhodovanie, ktorej máš na každý deň iba obmedzené množstvo. Pokiaľ teda nečakáš dôležitý pracovný email, odporúčam ti nechať si ich prezeranie na neskôr.

Ako teda začať?

Ja osobne svoje ráno začínam svojou rannou rutinou, ktorá má neustále posúva vopred. Do práce sa potom vždy púšťam s pocitom, že už teraz som lepší ako včera a to ma motivuje, aby som dnes urobil niečo významné.

Táto rutina sa neustále mení v závislosti od aktuálnych okolností. Spomedzi všetkých veci, ktoré počas tejto rutiny robím by som ale vypichol jednu, ktorá má na moju produktivitu najväčší vplyv – meditácia. Ak ju robíš denne aspoň 10 minút, okrem iného badateľne zlepšíš svoju schopnosť sústrediť sa, ktorá je pre vysokú produktivitu kľúčová.

Hneď po skončení rannej rutiny ti odporúčam pustiť sa do úlohy, ktorú máš na vrchole svojho denného zoznamu, čiže tej, ktorá je pre teba práve najdôležitejšia. Je to tzv. žaba, ktorú musíš zjesť na raňajky (podľa knihy Briana Tracyho „Eat that frog“). Je to asi najťažšia časť pracovného dňa, no ak túto úlohu dokončíš, tvoj mozog bude ako nadopovaný koktejlom hormónov, ktoré ťa motivujú pracovať ďalej. Na druhej strane prokrastinácia prináša iba ďalšiu prokrastináciu a celkový zlý pocit zabíjania času.

Som zástanca kľudného jedenia a pri tvojich žabacích raňajkách by si sa nemal nechať ničím rušiť. To je totiž zabijak produktivity číslo 4…

4. Venuješ sa viacerým veciam naraz (multitasking)

Veď to poznáš. Príde email a ty na neho musíš okamžite odpovedať, inak sa zrúti svet. Kolega sa ťa niečo opýta a ty sa s ním okamžite pustíš do konverzácie, ktorá sa skončí niekde pri autách, jedle, alebo sexe. Veď inak by sa na teba určite nahneval a už s tebou neprehovoril.

Pravda je taká, že vždy, keď robíš viacero vecí naraz, alebo sa medzi úlohami prepínaš, oberáš sa o cennú energiu, ktorú tvoj mozog potrebuje na sústredenie. Ľuďom, ktorí sa venujú popri nejakej úlohe aj ďalším trvá v priemere dvakrát tak dlho, než ju dokončia. Vždy keď sa totiž prepneš späť na pôvodnú úlohu ti určitý čas trvá, kým sa dostaneš do tzv. flow.

Flow je stav, v ktorom tvoj mozog funguje najlepšie. Je to vtedy, keď si plne sústredený na danú úlohu a postupuješ lineárne až kým ju nedokončíš. Poznáš ten pocit, keď ti to proste ide “od ruky” a práca sa ako keby robí sama? To je presne ono.

Najdôležitejšia vec, ktorú musíš urobiť predtým ako sa do svojej žaby pustíš, je odstrániť všetky rušivé elementy z tvojho pracoviska. Ako prvé si treba vypnúť notifikácie (email, Facebook a podobne). Emaily a správy odporúčam riešiť v dávkach, niekoľkokrát za deň, nie po jednom, ako prichádzajú. Ak za tebou často chodia kolegovia, oznám im, že ďalšiu (napríklad) hodinu budeš nedostupný. Určite to pochopia. Ak nie, nasaď si slúchatká a tvár sa, že sú prilepené 🙂

Pokiaľ chceš byť produktívny, nesmieš sa počas práce nechať rušiť. Takto sa môžeš plne sústrediť na tie najdôležitejšie úlohy počas dlhej doby. Pozor ale, aby si sa nesnažil tuto dobu nasilu predlžovať. To je totiž podľa mňa ďalšia chyba, ktorá ťa okráda o produktivitu.

5. Snažíš sa pracovať priveľa

Čože? Priveľa pracovať a byt málo produktívny? Presne tak. Tvoja pozornosť je totiž obmedzená a bežný človek bez tréningu nie je schopný sa plne sústrediť na jednu vec dlhšie ako 15-25 minút. Potom prichádza na rad daydreaming – začneš myslieť na to, čo budeš robiť, keď po práci prídeš domov, čo budeš mat na večeru a podobne.

Tvoja pozornosť postupne ochabuje a tvoja produktivita je zrazu na bode mrazu. Môžeš sa snažiť ako len chceš – čím viac sa to snažíš prekonať, tým viac vyčerpávaš svoj mozog. Riešenie je jednoduché – daj si pauzu. A to pravidelne.

Ak svojmu mozgu dopraješ pravidelný oddych ešte pred tým, ako začne tvoja produktivita výrazne klesať, tvoja schopnosť koncentrácie sa obnoví a budeš schopný pracovať dlhšie a efektívnejšie.

Existuje jedna metóda, tzv. pomodoro, ktorá tento spôsob uplatňuje. Je veľmi jednoduchá. Skôr než začneš pracovať, nastavíš si časovač na nejakú dobu. Zo začiatku to môže byť povedzme 20 minút. Po uplynutí tejto doby si dáš povinnú 5 minútovú prestávku, kedy sa snažíš na prácu vôbec nemyslieť. Ideš si po vodu, odbehneš na záchod, alebo si spravíš kávu.

Toto opakuješ počas celého dňa. Po niekoľkých takýchto pracovných minicykloch odporúčam zaradiť jednu dlhšiu, cca pol hodinovú pauzu (napr. každé 3 hodiny). Toto tvorí jeden pracovný cyklus.

Schválne nehovorím v konkrétnych číslach, lebo svoju dobu si musí určiť každý sám a môže sa líšiť aj v závislosti od rôznych faktorov (ako dobre si sa vyspal, čo si zjedol a pod.). Niekedy sa musím premáhať, aby som sa od počítača odtrhol po 40 minútach a vydržal celých 5 minút bez toho aby som sa tam vrátil. Inokedy sa na čas pozerám už po 15 minútach a dám si dlhšiu pauzu, napríklad na strečing, alebo niečo čomu hovorím mikroworkout. Každý deň je iný a treba to rešpektovať. Iba tak môžeš zo seba vyťažiť maximum.

Keď už sme pri tom mikroworkoute… upadajúca koncentrácia nie je jediný dôvod, prečo neodporúčam snažiť sa pracovať vkuse. Sedenie ta totiž doslova zabíja. Nepreháňam. Počul som o prirovnaniach jeho škodlivosti k fajčeniu.

Keď sedíš dlhú dobu, tvoje telo sa deformuje. Svaly a šľachy sa skracujú, kĺby strácajú svoj rozsah a navyše sa zvyšuje riziko infarktu a to aj napriek tomu, že po práci chodíš behať, alebo do posilky.

Veľmi silno odporúčam počas tvojej pauzy urobiť niečo, čo škodu napáchanú sedením minimalizuje, alebo dokonca eliminuje. Pobudnúť na chvíľu v drepe, zavesiť sa za niečo a len tak visieť, vybehnúť si zopár poschodí, či trochu sa ponaťahovať. Len, prosím ťa, neseď celý deň na zadku.

Slovo na záver

Je toho určite viac, čo môžeš urobiť pre svoju lepšiu produktivitu. Ak chceš ísť ďalej, odporúčam ti prečítať predchádzajúce dva články, ktoré som na tomto blogu zverejnil – Vyhýbaj Sa Týmto 7 Bežným Toxínom, Dodaj svojmu telu to správe palivo. Na našom blogu som tiež písal o zvyšovaní produktivity, tak sa na to pozri.

Ak sa chceš naučiť nejaké tie cvičenia na doma aj do práce a získať tak späť svoj rozsah pohybu, či sa naučiť lepšie hýbať, odporúčam ti navštíviť tréningy v našej Akadémii pohybu v Bratislave (hlavne Movement Basic). Ak chceš vyboostovať výkon svojho mozgu, a vylepšiť svoje zdravie úpravou životosprávy (čím tiež nepriamo zvýšiš svoju produktivitu), odporúčam ti prečítať moju knihu Princípy Pračloveka, ktorá je už dostupná aj v tlačenej verzií.

Máš nejaký iný typ, ktorý som nespomenul v tomto, alebo niektorom z predchádzajúcich článkov? Rád sa o ňom dozviem. Napíš svoj názor do komentárov a ak si myslíš, že za to stoji, nezabudni tento článok zdieľať na svojej obľúbenej sociálnej sieti.

Dobrý článok? Chceš dostávať ďalšie?

Už viac ako 4 200 z vás dostáva správy e-mailom. Nemusíš sa báť, nie každé ráno. Len občasne.

I agree to have my personal information transfered to MailChimp ( more information )

Tvoj email neposkytneme 3tím stranám. Posielame naňho len informácie z robime.it. Kedykoľvek sa môžete odhlásiť.