Nedá sa riadiť to, čo neviem merať

Meriate vo vašej organizácii náklady na prevádzku a zmeny IT? Poznáte ceny vašich IT služieb? Máte pre biznis používateľov ponuku služieb s ich jednotkovými cenami? Viete koľko vás stojí prevádzka konkrétnej aplikácie? Vypínate aplikácie, ktorých prevádzka je stratová? Viete rýchlo odhadnúť dopad zavedenia novej biznis služby na IT z pohľadu investícií aj prevádzkových nákladov?

Pokiaľ ste odpovedali na všetky otázky kladne, môžete si gratulovať. Vo vašej organizácii je IT určite pozitívne hodnotené biznisom, pružne reaguje na všetky jeho požiadavky a proaktívne vylepšuje architektúru prevádzkovaných riešení.

Alebo ešte máte priestor na zlepšenia? Z kontrolingu dostávate náklady na IT rozdelené len na pár kategórií, čo vám neumožňuje spraviť serióznejšiu analýzu? Veľa odhadov musí byť stále založených na pocitoch skúsených harcovníkov? Dávate pri plánovaní naslinený prst proti vetru? V tom prípade čítajte ďalej, mám pre vás dobré správy J

Enterprise architektúra a meranie nákladov

V organizácii s centrálnym architektonickým modelom podporovaným vhodným nástrojom sú finančné analýzy otázkou pár kliknutí. A pokiaľ má organizácia v súlade s princípmi enterprise architektúry rozpracované všetky 4 vrstvy architektúry (viď môj predchádzajúci blog https://robime.it/enterprise-architecture-na-slovensku-len-aby-vas-vsetci-nepredbehli/), dokážete merať nielen náklady na IT, ale dokonca aj na biznis. Viete napríklad povedať aké budú náklady na zavedenie nového resp. zmenu existujúceho biznis procesu či služby, ktorá vôbec nemusí byť podporená službami IT.

Meranie prevádzkových nákladov

Aby ste si to vedeli lepšie predstaviť, ponúkam vám hypotetický príklad inštitúcie, ktorá potrebuje riadiť kampane na podporu predaja svojich produktov. V centrálnom modeli architektúry máme namodelovanú architektúru biznis, aplikačnej a technologickej vrstvy nasledovne:

Pre jednoduchosť predpokladajme, že z účtovníctva resp. kontrollingu sme získali informáciu o prevádzkových nákladoch na infraštruktúru podporujúcu biznis služby riadenia kampaní. V našom ilustratívnom príklade sú prevádzkové náklady HW infraštruktúry 20 000 resp. 30 000 € ročne:

Tieto náklady je možné na základe vzťahov architektonických prvkov prealokovať na cieľové objekty podľa rôznych kritérií.

Náklady na prevádzku aplikačných celkov

Pokiaľ potrebujeme analýzu nákladov na aplikačné funkčné celky, výstup by mohol vyzerať nasledovne:

Na základe takýchto podkladov si vieme ľahko pripraviť tzv. heat mapy s nákladmi na jednotlivé aplikačné resp. funkčné celky a podľa ich dôležitosti pre organizáciu lepšie riadiť ich ďalší rozvoj.

Náklady na prevádzku aplikácií

Alokáciou nákladov na jednotlivé aplikácie vieme určiť náklady na ich prevádzku, v našom prípade by výstup vyzeral nasledovne:

Vyrátané náklady na prevádzku konkrétnej aplikácie otvárajú najmä biznisu oči pri požiadavkách na nové biznis služby. Koľkokrát už vo vašej organizácii biznis neprišiel s požiadavkou, ale rovno s návrhom na obstaranie konkrétnej aplikácie, ktorá mala požiadavku určite napĺňať? Pokiaľ im viete vystaviť za také konanie účet, máte o jeden argument na svojej strane navyše…

Cena IT služieb

Iný pohľad nám zodpovie na otázku aká je cena konkrétnej služby, napríklad dotaz na položky produktového katalógu:

Pokiaľ poznáme počet volaní danej služby, dokážeme ľahko určiť jej jednotkovú cenu a tú ponúknuť biznisu pre rýchlu orientáciu. Samozrejme, pokiaľ je služba lacná, bude zrejme využívaná častejšie a tým jej cena môže ešte viac klesnúť. Naproti tomu môže využívanie služieb vnímaných ako drahé ešte viac klesnúť, čím sa ich prevádzka môže stať nerentabilná. V takých prípadoch je možné uvažovať o ich presune a vypnutí komponentov podporujúcich drahú službu.

Cost centrá

Vo väčšine organizácií sú definované kontrolingové objekty (cost centrá), na ktoré je potrebné rozrátať náklady. Tieto celky zvyčajne korešpondujú s organizačnou štruktúrou a finančnou zodpovednosťou za ich fungovanie. Takýto pohľad by vyzeral nasledovne:

Enterprise architektúra a riadenie

Ako sme videli, enterprise architektúra nám umožňuje pripraviť rôzne finančné pohľady podporujúce nielen riadenie architektúry, ale aj riadenie celej organizácie. Architekti a manažéri sa musia stať dôstojným partnerom biznis ľuďom rozhodujúcim o strategickom smerovaní organizácie. A to je možné len pokiaľ dokážu na úrovni komunikovať o finančných aspektoch fungovania organizácie.