Po úvodnom predstavení vás teraz prevediem 6 kľúčovými časťami SharePointu 2010. Nie všetci  používatelia používajú všetky tieto piliere. Niektoré firmy budú používať päť alebo šesť pilierov, niektoré by mohli použiť iba jeden.

Aby sme pochopili, čo je naozaj SharePoint, musíme pochopiť  veľmi ambiciózny plán Microsoftu. Je to myšlienka,  aby sa SharePoint stal jediným bodom pre všetky informácie, agregácie, vyhľadávanie a spoluprácu vo vašej organizácii. To je vznešený cieľ. Poďme ale pekne po poriadku.

1.     Sites – Stránky

Vytváranie a správa interných a externých webových stránok. Stručne povedané, SharePoint 2010 prichádza s natívnym CMS – content management system pre web – WCM – Web Content Management:

Hlavné prednosti WCM:

• Intuitívnejšie editácia obsahu – podobnost s editáciou MS Office,
• Lepšia podpora pre viacjazyčné webové stránky,
• Lepšia organizácia a kategorizácia obsahu,
• Dodržiavanie webových štandardov ako XHTML a WCAG 2.0, zabezpečuje širšie spektrum internetových prehliadačov,
• Vylepšené vyhľadávanie, najmä prostredníctvom FAST Search.
• Integrácia Web Analytics na kontrolu performance stránok,
• Personalizácie pomocou smerovania na cieľovú skupinu – Audience Targeting.

2. Communities – Spoločenstvá

Vytvorenie sociálneho prostredia pre spoluprácu. Ak ste na Facebooku a je to pravdepodobne preto, aby ste zostali v kontakte s priateľmi a rodinou a aby ste zostali mierne zdesení zo životov svojich starých spolužiakov na strednej škole. Ak ste na Twitter, je to asi jabbering s priateľmi a sledovania tém. Sociálne schopnosti, ako je Facebook a Twitter sú stále bežnejšie pre nás, ale najmä pre najmladšiu generáciu pracovníkov. Aktualizácie stavu a mikro správy sú už dlhú dobu súčasťou nášho virtuálneho života. Prečo teda tieto schopnosti a návyky nevyužiť aj v pracovnom prostredí? Ak sa všetok tento sociálny obsah zjednotí na jednej zdieľanej pracovnej ploche, vznikne moderný nástroj na zdieľanie informácií a vedomostí užitočných pre všetkých.

 SharePoint na dosiahnutie tohto cieľa podporuje:

• Možnosť vytvárania podrobných užívateľských profilov (zamestnanecké „Facebook“ stránky),
• Využitie moderných nástrojov pre zdieľanie a spoluprácu, vrátane blogov, wiki, a RSS kanály,
• Vytváranie špeciálnych záujmových skupín (spoločenstiev), zdieľanie vedomostí a práca na projektoch,
• Interaktivitu a zapojenie sa zamestnancov cez pripomienkovania a diskusie týkajúce sa obsahu položky a sociálne tagovanie / bookmarking obsahu,
• Vytvorenie samostatných –  osobných webových priestorov, dashboardu nazvaný MySites, kde môžu zamestnanci  sledovať vlastný obsah,
• SharePoint 2010 – Rich Profily užívateľov – podobný ako  „Facebook Stránky“ zamestnancov,
• Úspešní ľudia v organizáciách sa okrem svojich schopností a vedomostí spoliehajú na talent a vedomosti iných ľudí. MOSS – Sociálne nástroje, majú pomôcť ľuďom nájsť správne zdroje – ľudí, informácie, aby nemuseli vždy začinať „od nuly“.

Na označenie zaujmavého obsahu umožňuje SharePoint tzv. „tagovanie-značkovanie obsahu“ a button „Páči sa mi“.  Podobne ako vo Facebook-u aj SharePoint umožnuje označenie obsahu, dokumentu značkou „Páči sa mi“ alebo je mozné priamo zapísať tzv. „vlastné značky“. Vlastné značky sa zobrazujú na osobných používateľských stránkach ako kľučové slová – keywords.

Označením dokumentu a pridaním značky “automatické testovanie” sa tento dokument objaví v na osobnej stránke používateľa a kľúčové slovo sa zapíše do centrálnej taxonómie SharePoint servera na opätovné použitie.

2.     Content – Obsah

Vo verzii 2010 Microsoft výrazne zlepšil funkcie pre vytváranie a správu firemných dokumentov. Organizácie majú obvykle dva druhy obsahu: dokumenty, obsahujúce  informácie používané pri plnení úloh a činností, a záznamy.

Záznamy sa líšia od predchádzajúcej kategórie v tom, že sú to dokumenty a informácie, ktorých obsah nesmie byť zmenený, zvyčajne sú to  predpisy, a nariadenia.

SharePoint  poskytuje nástroje, ktoré vám pomôžu pracovať s oboma kategóriami:

• Spravovať všetky vaše dokumenty a ďalšie  informácie, vrátane kontroly, kto smie čítať, resp. aktualizovať ich obsah,
• Kategorizovať dokumenty. Kategorizácia umožnuje lepší prehľad  a jednoduchšie vyhľadávanie,
• Označiť dokument ako oficiálny záznamy a uzamknúť takýto dokument – „Declare record“.

4. Search-vyhľadávanie: „Google“ pre vaše interné dokumenty.

Nezáleží na tom, ako veľká je vaša organizácii, ak budete potrebovať určité informácie alebo dokumenty, potrebujete ich okamžite. Informácie sú však zvyčajne rozptýlené v útrobách IS a často  vaše vnútorné vyhľadávače nie sú veľmi účinné pri hľadaní toho správneho dokumentu.

SharePoint má dve úrovne vyhľadávania:

1. Vstavané vyhľadávacie funkcie [Out of box vyhľadávanie] a
2. SharePoint FAST Search, ktorý ponúka ďalšie funkcie.

Out of box vyhľadávanie SharePoint zahŕňa schopnosti:

• Vyhľadávanie informácií a osôb,
• Index obsahu a dát uložených mimo databázu služby SharePoint  – prehľadáva aj dokumenty uložené vo „filesysteme“,
• Integrácia  Windows 7 Desktop Search na vyhľadanie informácií aj v rámci služby SharePoint

 … a potom ->  výsledky vyhľadávania na intranete zobrazené priamo vo Windows Explorer.

 Pridanie FAST Search prináša vylepšenia, vrátane:

• Zobrazenia miniatúr a náhľadov obsahu, vo výsledkoch vyhľadávania,
• Spresniť výsledky na základe používateľského profilu,
• Možnosť spresniť výsledky vyhľadávania pomocou filtrov, ako je miesto, Autor, Typ výsledku a podobne.

5. Insight – Analýzy

Reporting a pomoc pri rozhodovaní-business intelligence. Hlavným cieľom v každom podnikaní je byť stále o krok vpred pred konkurenciou. Softvér nazvaný „Business Intelligence“ tu hrá veľmi dôležitú úlohu. Business Intelligence  je predovšetkým o pomoci pri rozhodovaní a riešení vzniknutých problémov.

Boli časy, kedy ste potrebovali osobitnú úlohu pre niekoho vo vašej organizácii, kto by zabezpečoval zber dát a analýzy. Časy sa zmenili a SharePoint  poskytuje celý rad nástrojov, ktoré  túto schopnosť poskytujú aj priemernému zamestnancovi.

SharePoint v tejto oblasti umožňuje:

• Používať nástroje ako je Excel na zhromažďovanie a analyzovanie dát, ktoré sú uložené v SharePoint,
• Používať SharePoint Excel Services na vytvárať on-line správ a reportov,
• Ťahať informácie z rôznych systémov a zobrazovať ich v SharePoint-e,
• Vytvorenie panelov, scorecards a ďalších pohľadov na dáta. Zobrazovať kľúčové ukazovatele výkonnosti prístupné pre pracovníkov a manažérov.

6. Composities – Kompozity

 Kompozity, alebo aj integrácia podnikových systémov:

• Veľkou výhodou SharePointu je jeho schopnosť komunikovať – čítať a modifikovať dáta uložené v iných podnikových systémoch. Na jednom mieste teda budete môcť čítať a editovať dáta uložené v iných podnikových systémoch, pri súčasnej integrácií dát SharePointu.

• Použitím BDC služby – Business Data Connectivity (BDC, teraz ECT – External Content Type) – môžete vytvárať on-line formuláre, ktoré aktualizujú databázy SharePointu alebo aktualizujú externé databázy. Takýmto spôsobom sa umožní zamestnancom, ktorí nemajú úplný prístup k iným podnikovým aplikáciám čítať resp. editovať vybrané časti dát uložené externe.