Microsoft SharePoint [MOSS] – populárna webová platforma navrhnutá ako centralizovaná náhrada viacero webových aplikácií. Podporuje rôzne kombinácie business požiadaviek na „enterprise website“. Jej typickým prvkom je spojenie správy obsahu – „CMS“ a správy dokumentov –„Document Management“.
SharePoint je teda viacúčelová platforma na vytváranie a správu:
- intranetových portálov,
- extranetov a webových stránok,
- správu dokumentov a správu súborov,
- nástrojov sociálnych sietí,
- vyhľadávanie podnikových informácií.
Štandardne poskytuje:
- prístup k aktuálnym informáciám, získavanie aktualizácií stavov v reálnom čase a spoluprácu s kolegami,
- bezproblémovo a pre používateľa jednoducho sa pripája k balíku programov Microsoft Office a platformám tretích strán,
- zlepšuje tok práce a pomáha znižovať prepravné náklady a cestovné výdavky zdieľaním všetkých informácií prostredníctvom jedného univerzálne prístupného miesta,
- je schopný podporovať viac organizácií prostredníctvom jednej ‘serverovej farmy’,
- SharePoint možno použiť aj ako vývojový nástroj na vývoj webových aplikácií,
- poskytuje viacero metód kustomizácie a konfigurácie webu,
- umožňuje inštalácie a úpravy kustomizácií od tretích strán tzv. ‘web-parts’ (tj. widgetov/gadgetov).
Čo je teda SharePoint?
Vzhľadom k tomu že SharePoint je univerzálny nástroj, je často dosť ťažké opísať ho. Je to ako by ste chceli popísať švajčiarsky armádny nôž niekomu, kto doteraz videl len vreckový nôž. Je to ťažké opísať, kým nezačnete SharePoint používať.
Plne pochopiť, čo je SharePoint môže byť síce náročné, ale existuje veľa vecí, ktoré sú ľahko zrozumiteľné a SharePoint sa tak môže stať súčasťou toho ako pracujeme. Na tej najzákladnejšej úrovni, SharePoint je Web-ový systém. To znamená, že všetko, čo potrebujete, je webový prehliadač pre prístup k serveru SharePoint. Všetky Informácie získate z webového prehliadača, budú sa však trochu líšiť v závislosti na tom, ako je SharePoint používaný. SharePoint je teda nástroj pre spoluprácu a môže byť aj nástrojom komunikácie.
SharePoint ako nástroj pre spoluprácu
Čo znamená slovo “spolupráca” ? Väčšina ľudí si myslí, že to znamená “pracovať spoločne”, čo je trochu zvláštne, pretože nástroje pre spoluprácu, vám často umožnia pracovať spoločne – keď ste od seba vzdialení.
Existujú dva druhy spolupráce. Prvý druh je „real-time spolupráca“ , ktorá sa deje okamžite alebo v rovnakom čase. Jedná sa o druh spolupráce, ktorá sa deje face-to-face. „real-time spolupráca“ je predovšetkým o dialógu, ľudia sa snažia súčasne dospieť k spoločnému cieľu.
Druhým typom spolupráce je „off-line spolupráca“. To znamená, že spolupráca sa nedeje v rovnakom čase pre obe strany. Najlepším príkladom je e-mail. Vy a vaši kolegovia spoločne pracujú na príprave plánu alebo odpovedi na žiadosť o ponuku. Aj keď pracujeme spoločne, je nepravdepodobné, že to robíme v presne rovnakom čase.
Súčasné technológie ponúkajú rôzne riešenia pre spoluprácu v reálnom čase. Skype, ICQ, Microsoft Office Communication Server (OCS), Microsoft Skype a Microsoft Live Meeting sú príklady pre real-time komunikáciu.
Pre „off-line spoluprácu“ je SharePoint švajčiarsky nôž – existuje celý rad nástrojov, ktoré sú k dispozícii vrámci SharePoint-u, ktoré vám pomôžu pracovať s ostatnými, či už sú v kancelárii oproti, alebo na druhom konci sveta.
Spolupráca pri tvorení dokumentov
Kľúčovým druhom spolupráce je spolupráca na tvorení dokumentov. Viacerí zamestnanci napríklad pracujú spoločne na vytvorení finálnej verzie dokumentu. Takýto dokument, musí obsahovať informácie od viacerých ľudí. Historicky sa toto riešilo prostredníctvom zdieľaných súborov, alebo prostredníctvom e-mailu. Problém s e-mailom je, že je vždy ťažké nájsť správnu verziu a takéto drafty zapĺňajú mailboxy na poštovýchj serveroch.
SharePoint je v tejto oblasti nástroj určený pre riadenie procesu spolupráce na dokumentoch. SharePoint ponúka kontrolu verzií. Môžete mať teda niekoľko rôznych verzií toho istého súboru v systéme. To eliminuje problémy spojené so snahou ručne sledovať súbor zvyšovať čísla verzie. SharePoint umožňuje obmedziť počet verzií, ako aj kontrolovať typy verzií – hlavná alebo čiastková verzia.
Hlavné a čiastkové verzie otvárajú koncept publikovania – alebo schválenia. Poslednú – publikovanú verziu dokumentu môžu vidieť všetci, ale prispievatelia môžu vidieť všetky verzie až k prvej – pracovnej kópii. SharePoint tiež umožňuje požadovať, aby dokumenty boli skontrolované a schválené pred publikovaním.
SharePoint vám ďalej umožní udržiavať ďalšie metaúdaje o dokumente. Metaúdaje doslovne znamená dáta o dátach. V tomto prípade, je to sada vlastností spojených s dokumentom. Niektoré tieto vlastnosti sú automatické, ako mená súborov, veľkosti, dátumu vytvorenia, modifikácie dát, atď.
Metadáta však múžu byť čokoľek čo potrebujeme. Možno chceme uložiť meno klienta, pre ktorého je dokument vytvorený, alebo typ výrobkov, ktoré popisuje dokument, alebo takmer čokoľvek iné.
Akonáhle sú také metadáta uložené, môžeme zobraziť zoznamy dokumentov rôzne zoradené, zoskupené, alebo filtrovať podľa niektorého z metadát, ktorý sme zadali. To uľahčuje navigáciu vo veľkých objemoch informácií.
Vytváranie a zdieľanie dát
Predstavme si skupinu, ktorá pracuje po celom svete. Mohlo by byť užitočné vedieť časové pásmo každého účastníka, adresu kancelárie a možno aj číslo mobilného telefónu kolegu. SharePoint umožňuje vytvoriť akýkoľvek druh zoznamu údajov, veľmi podobne ako by ste vytvorili stĺpce v tabuľke programu Excel, alebo tabuľku SQL.
V prípade členov tímu, to by mohlo byť vhodné vytvorenie nového zoznamu medzinárodných kontaktov ktorý bude obsahovať rovnaké typy polí, ktoré by ste očakávali v aplikácii Outlook plus pridať pole pre časové pásmo a adresu kancelárie a číslo mobilného telefónu. Tento zoznam by potom mohol byť prístupný s takými poliami s možnosťou triedenia, zoskupovania a filtrovania.
Kontakty môžu ale nemusia mať zrejmú štruktúru, Zoznamy úloh sú však proste zoznamy úloh, ktoré je potrebné vykonať. Kalendáre sú potom zoznamy udalostí. Oznámenie pre komunikáciu so skupinou sú poznámky.
Sú však tri hlavné rozdiely medzi tým ako SharePoint ukladá dáta a ako ukladá dáta napríklad tabuľkový procesor.
- Prvá je, že SharePoint má oveľa bohatšie možnosti nastavení pre polia. Vzhľadom k tomu, tabuľkový procesor je určený pre riadky a stĺpce, je niekedy ťažké zaradiť obrázky, alebo veľké bloky formátovaného textu.
- Druhý, a možno ešte dôležitejší je, že zoznam položiek v Exceli, môže editovať v rovnakom čase len jedna osoba. SharePoint umožňuje vykonávať aktualizácie rôznych položiek v rovnakej kolekcii v rovnakom čase.
- SharePoint ďalej umožňuje používanie verzií pre jednotlivé položky. To vám umožní udržavanie starších verzií položky.
Aplikácie MS SharePointu
Internetové stránky
SharePoint je možné použiť na vytváranie a správu verejných internetových stránok. Vzhľadom na zložité softvérové a hardvérové požiadavky na SharePoint, toto nie je typický účel použitia SharePointu.
Extranetové stránky
SharePoint môže byť použitý na webový-heslom chránený prístup k podnikovým dátam pre ľudí mimo organizácie.
Intranetový portál
Intranetový portál je spôsob, ako centralizovať prístup k podnikovým informáciám a aplikáciám v podnikovej sieti. Ide o nástroj, ktorý pomáha spoločnosti ľahšie spravovať svoje dáta a aplikácie. Prináša to mnohé organizačné výhody ako je centralizácia podnikových informácií a riadenia procesov, zvýšenie účasti zamestnancov na zdieľaní svojich poznatkov, urýchľuje zapracovanie nových zamestnancov.
Podnikový obsah a správa dokumentov
SharePoint sa často používa na ukladanie a sledovanie elektronických dokumentov alebo obrázkov. Je tiež zvyčajne schopný sledovať rôzne verzie vytvorené rôznymi používateľmi. Ďalej poskytuje výhodu centrálneho miesta pre ukladanie a spracovanie dokumentov, ktorá môže výrazne znížiť vnútropodnikový „e-mail traffic“ a redukuje viacnásobé ukladanie rovnakých dokumentov v organizácii.
