V časoch mojich rekruiterských začiatkov bola jedinou technológiu na sledovanie a ukladanie dát o kandidátoch excelovská tabuľka a šanóny plné životopisov zoradených abecedne, ktoré zaberali približne polovicu miestnosti. Mali sme akúsi Access databázu, do ktorej sme krvopotne a otrávene a hlavne manuálne nahrávali dáta uchádzačov, aby sme ich už nikdy nenašli. Filtrovacie funkcie boli mizerné a siahnuť po šanóne bolo oveľa jednoduchšie. Našim najväčším pomocníkom bola dobrá pamäť.

Čo je Applicant Tracking System

Ak hľadáte prácu a kliknutí na „poslať životopis“ sa pred vami objaví tabuľka na firemnej web stránke, kam máte nahrať svoje dáta, tak ich nahrávate do ATS. ATS je skratka pre Applicant Tracking System. Je to nástroj, ktorý pomáha recruiterom triediť životopisy a automaticky ich páruje s pozíciou, na ktorú reagujete.

Recruiter, ktorý má daný nábor na starosti dostane e-mailom notifikáciu o novej reakcii a pri pohľade na ATS dashboard vidí:

• Svoje otvorené pozície a ako dlho sú otvorené
• Uchádzačov a ich stav (nový, kontaktovaný, na pohovor, zamietnutý)
• Uzavreté pozície

Pri kandidátoch vidí:

• Na akú pozíciu/ aké pozície a kedy reagovali
• Aký bol výsledok pri predošlom pohovore/ prečo nepostúpili ďalej
• Kto s nimi hovoril o ktorej pozícii
• Stručný sumár o kandidátovi: vzdelanie, prax, spôsob komunikácie, odporúčanie

Pamäť teda môžeme odľahčiť, pretože všetko ostáva zapísané v ATS. Odporúčam preto brať túto skutočnosť na vedomie a nespoliehať sa na to, že vo veľkej korporácii s obrovským náborom si vás nezapamätajú.

Začiatky ATS

S prvým kvalitnejším systémom som sa strela v roku 2005 v spoločnosti, ktorá ako jedna z mála a prvých zakúpila na tú dobu drahý a kvalitný CRM (Customer Relationship Manager systém), ktorý slúžil na záznamy o klientoch, otvorených pozíciách, aktivitách a výsledkoch a zároveň mal aj funkciu podobnú ATS.

Po nahratí životopisu sme kandidáta priradili ku patričnej pozícii a tiež sme zaznamenávali jednotlivé kroky – kontaktovaný, zamietnutý, pozvaný na pohovor, poslaný ku klientovi, prijatý. Súčasťou tejto časti systému bola aj možnosť zaznamenať jazykové schopnosti kandidáta, jeho vzdelanie, prax a technické zručnosti. Tento systém umožňoval prehľadný a rýchly reporting pre interné účely, ako aj pre reporty zasielané klientovi.

Zároveň bolo pri každom kandidátovi vidieť, kto s ním kedy hovoril naposledy a s akým výsledkom. V prípade otvorenia novej, podobnej pozície, nebol problém jedným klikom vytiahnuť si zoznam vhodných kandidátov podľa kľúčových slov a osloviť ich nanovo.

Hoci tento systém bol užitočný, bol aj veľmi náročný na čas. Každá databáza je len tak kvalitná, ako kvalitné sú vstupy a všetci sme z duše neznášali túto administratívu. Našťastie, šéfovia prijali administrátorku, ktorá sa starala o veľké objemy dát a my, recruiteri, sme sa venovali len aktualizácii údajov pri kandidátoch, s ktorými sme reálne pracovali.

ATS dnes

Od roku 2005 som pracovala so štyrmi rôznymi ATS. Korporátne ATS sa vyznačuje najmä tým, že je prepojené na pracovný portál, a teda žiadosti o zamestnanie prichádzajú z portálu priamo do ATS a sú spárované s konkrétnou pracovnou pozíciou, na ktorú sa uchádzač hlási. To šetrí čas a náklady na manuálne spracovanie prvotných dát a zároveň, v prípade, že otvorená pozícia je pred uzavretím alebo je otvorená iná, podobná vhodná pozícia, môže recruiter jedným klikom kandidáta premiestniť na viac ako jednu pozíciu a ponúknuť mu ju. Medzi obrovské výhody patrí aj to, že ATS označuje duplicitných kandidátov, a teda ak sa niekto prihlási na viac ako jednu pozíciu v jednej spoločnosti, mal by sa mu ozvať len jeden recruiter a urobiť tzv. merge. Táto výhoda je zároveň menšou nevýhodou pre uchádzača – ak sa prihlási na úplne nesúvisiace pozície, tak jeho nekonzistentnosť sa prejaví ako na dlani a znižuje jeho šance na prijatie.

Keďže náklady sa znižujú v každej oblasti, aj náborové oddelenia sú relatívne malé a jeden recruiter pracuje na približne 30 pozíciach naraz a urobí približne 300 telefonických pohovorov mesačne. Popri tom samozrejme musí stíhať interné meetingy, reporting, meetingy s klientom, inzerciu, pracovné veľtrhy a iné povinnosti súvisiace s náborom. Vďaka ATS získava výhodu v tom, že môže po prečítaní životopisov kandidátov jednoducho roztriediť (vytvorí tzv. shortlist) a tým, ktorí nepostupujú zašle zamietací e-mail naraz. Viem, že mnohí kandidáti sú na prax zasielania štandardnej vygenerovanej odpovede nahnevaní, avšak objem práce, ktorému dnes recruiter čelí je obrovský a toto je aspoň nejaká možnosť vyrozumieť kandidátov, ktorí nepostupujú.

ATS tiež pomáha korporáciam optimalizovať náklady na inzerciu. Na základe reportu, z akého portálu prichádza najviac kvalifikovaných a umiestnených kandidátov, môže firma alokovať viac prostriedkov na inzerciu na portáloch, kde je vysoká úspešnosť a naopak, ukončiť spoluprácu s portálmi, ktoré nič neprinášajú.

Reporty z ATS tiež slúžia na meranie efektivity náboru. Či už je to KPI recruitera, za ako dlho uzavrel pozície, koľko kandidátov poslal manažérovi, kým si tento vybral; koľko pozícii uzavrel za mesiac, ako dlho trvá či trval ktorý krok napríklad od prijatia žiadosti po prvý kontakt či zamietnutie alebo dĺžka schvaľovacie procesu, na ktorý nemá recruiter reálny dosah a iné.  Na základe týchto dát sa v prípade, že nie sú optimálne, prijímajú opatrenia na zlepšenie.

Pokročilé ATS

V zahraničí používajú ATS oveľa komplexnejšie ako na našich trhoch. Niektoré systémy totiž priamo detekujú kľúčové slová v životopise, čo vyzerá ako výhoda, ale z môjho pohľadu sa o výraznú výhodu nejedná, pretože automatizujú niečo, čo je veľmi individuálne. Napríklad v takom systéme by každý slovenský životopis, v ktorom uvádzame na začiatok dátumy od – do v spoločnosti, prepadol sitom SEO aplikácie. Zároveň používanie týchto ATS vysvetľuje, prečo sú životopisy amerických a anglických kandidátov tak dlhé – čím dlhší text, tým väčšia šanca strafiť sa do vhodných pojmov.

Investícia do ATS je značná, a preto je pre firmu dôležité vybrať si dobre. Každý upgrade, customizácia a výmena vytvára ďalšie náklady. A chaos.

Hoci dostávať „automaticky vygenerované“ zamietacie odpovede môže byť frustrujúce, skúste si pamätať, že cieľom každého recruitera je čo najrýchlejšie a najlepšie obsadiť otvorenú pozíciu, a nie zamietnuť čo najviac kandidátov. Dajte si teda záležať na tom, aby ste poskytli čo najviac relevantných informácii o sebe a zainvestuje trochu času do napísania skutočne kvalitného životopisu, ktorým sa odlíšite od stoviek ostatných uchádzačov. Ak si neviete s napísaním životopisu rady, skúste využiť niektorý zo vzorov, ktorých je na nete dostatok, alebo sa vyhľadajte pomoc kariérneho kouča. Veď životopis, to je vaša vstupenka na pohovor.