Jedním ze zajímavých témat z oblasti řízení projektů je téma:  Jak se vlastně takový projekt narodí? Ať už jste externí dodavatel a máte zájem takový projekt získat, anebo jste interní projektový manažer, je dobré znát a rozumět genezi projektu.

Jak to začíná

Vždy je u zrodu projektu někdo, kdo má zájem něčeho docílit. Potřebuje, například, začít prodávat produkty na internetu, zvýšit rychlost zpracování hypoték, uspořit náklady, případně vyměnit starý informační systém.

Člověk, který má největší zájem na  zrodu projektu, se nazývá sponzor projektu. Většinou je to někdo z vyšších vrstev vedení firmy. A ten si řekne, že to je už dosti velká věc a potřebuje na to projekt.

To je ideální případ. Někdy je to pán, který potřebuje ukázat, jak je pilný, snaží se a je vidět. Tomu se říká interní politika. Je dobré vědět co za projektem opravdu je. Pokud je to opravdová potřeba pomoci firmě v rozkvětu, tak bývá život projektu jednodušší, než když je to nějaký zastírací manévr.

Sponzor přijde s popisem svého cíle, který by měl vycházet z jeho strategie a cílů, které firma má. Takže máme popis, většinou se nazývá projektový záměr. Někdy je to slohové cvičení, s formalizovanou strukturou a někdy je to jinak. Už jsem viděl takový seznam projektových záměrů či námětů, kde projekt byl definován jednou větou, ze které nebylo snadné zjistit, o co vlastně jde.

Nějakým způsobem sponzor odhadne, kolik by na realizaci záměru mohl potřebovat peněz. A sponzor se začne snažit, aby přesvědčil firmu a získal prostředky na realizaci projektu, tedy rozpočet, neboli project budget. Oddělení, které se zabývá schvalováním projektů, se nazývá projektová nebo programová kancelář. Schvalování projektových záměrů a rozpočtu se odehrává zpravidla jednou ročně, kdy schvaluje rozpočet celé firmy na příští rok.

Schvalování projektu

Pokud má sponzor přislíben budget, tak si najde někoho, kdo připraví projektový záměr k reálnému schválení. To znamená povolení budget reálně utratit. Většina firem má dost formalizovanou šablonu pro projektové záměry. Co se tam píše?

• Cíl projektu – čeho se chce realizací projektu dosáhnout.
• Termín realizace – kdy chceme mít projekt hotový a kdy se projeví kýžené výsledky.
• Dopady – na koho má výsledek projektu vliv, co se musí stát, aby se výsledky reálně realizovaly.
• Business Case – to je finanční vyjádření výsledku projektu – kolik projekt přinese a kolik bude stát. Velmi dobré je, když se podaří nastavit controlling firmy, aby po skončení projektu zkontroloval, zdali sponzor zajistil doručení patřičného přínosu firmě, dle business case, a nezůstalo jen u prázdných slibů.
• Zdroje potřebné k realizaci projektu – sem patří čas zaměstnanců, ale také externí dodavatel.
• Rizika projektu – co potenciálně může projekt ohrozit a jak se tomu vyhnout.

Když máme projektový záměr hotov, musíme si jej nechat zkontrolovat. Od různých oddělení firmy. Například business case chce vidět controlling firmy. Pokud jsem potenciálním dodavatelem projektu, může být zajímavé s přípravou projektového záměru pomáhat. Mohou se tím zvýšit naděje na získání projektu. Už protože situaci a potřebám firmy lépe rozumím než ostatní. Nicméně řada firem takového pomocníka vyřadí z výběrového řízení, aby se zajistila větší objektivita rozhodování,

Projektový záměr

Pokud je projektový záměr hotov, předložíme jej ke schválení schvalovacímu orgánu – projektové komisi. Ta se většinou skládá ze zástupců různých oddělení firmy. Cílem je posoudit zdali se dá výsledkům opravdu věřit, jeli celá akce proveditelná, firma má zdroje a další aspekty, zahrnující i nějakou stránku interní politiky firmy.

Poměrně častou věcí, na kterou se zapomíná, je schopnost firmy projekt zvládnout manažersky, organizačně. Projekt vyžaduje velký objem rozhodování, účast sponzorů na řídících výborech, odstraňování různých překážek. Pokud to firma nezvládá, projekt zamotá do různých překážek, chybějících rozhodnutí a pak je to smutný příběh.

Do komise, do které jsem chodíval, jsme se snažili neschválit složitější projekty ihned, ale schválili jsme menší sumu peněz na provedení studie proveditelnosti – feasibility study. To nám umožní projekt více rozmyslet a poznat. A v případě, že vidíme potenciální ohrožení projektu, raději jej vůbec nezačínat. Zastavovat běžící projekt je vždy nemilé a minimálně stojí více nákladů než studie proveditelnosti. Musíme zvažovat i cenu za rozhodování. Kolik nás stojí získat podklady k rozhodnutí.

Výběr dodavatele

Pokud je projekt schválený k realizaci, začne se vybírat dodavatel. V případě, pokud se nerozhodneme dělat projekt vlastními silami – tedy interní projekt. Interní projekty nemívají šťastný osud. Od externího dodavatele se čeká, že firmu donutí ke spolupráci, tedy i k úspěchu. Jak mi smutně říkal jeden provozní ředitel nejmenované velké české banky: „My jsme tady pohřebiště nedokončených interních projektů“.

Pro výběr externího dodavatele vypíšeme výběrové řízení – tendr. To je ale téma na jiný článek.