Co je to projekt? Je projekt plán na rodinný dům? Ano, je. Pokud váš potomek vytváří nějakou větší písemnou práci. Je to projekt? Ano, tomu se také tak říká. Příkladů by se dalo říci mnoho. Toto slovo proniklo do našeho života hodně hluboko. Já bych se chtěl zaměřit na jeden specifický druh projektů – projekt budování informačního systému – tedy na IT projekty. Pokud použiji slovo projekt, myslím tím ten druh projektu, zabývající se budováním informačního systému.

Definice projektu

• Je zde jasně specifikovaný cíl a výsledek – to se většinou materializuje v nějakém dokumentu, jakým bývá většinou definice rozsahu projektu – scope document.
• Má jasný datum ukončení a postup k jeho dosažení – projektový plán.
• Má určenou řešitelskou skupinu, která se zabývá výhradně splněním cíle projektu – projektový tým.
• Má vyhražené zdroje hlavně finanční, určené jako jeden z prostředků k provedení projektu – projektový rozpočet – budget.

Už to je téměř knižní definice, určitě to není přesné a úplně. Nám to však bude stačit.

Proč vlastně projekt? Každý zaměstnanec má své každodenní úkoly. A ty úkoly bývají různé urgence a komplexity. A člověk přirozeně si vybírá ty úkoly, které se dají rychle splnit, třeba telefonát nebo napsání mailu. Ale pokud je potřeb udělat něco velkého, složitého, co dlouho trvá, tak se to většinou poodloží. A tak operativní úlohy neustále předbíhají ty rozvojové, firma frčí, ale nikam se neposouvá.

Projekt má za cíl vytrhnout člověka z návalu denních operativních úkolů a umožnit mu soustředit se na jednu prioritu, velkou věc, která je důležitá a má firmu posunout dále.

Jak vlastně projekt vzniká? Projekt vzniká zahájením projektu – kick off.

Projekt má svůj životní cyklus – lifecycle – o kterém se budeme bavit. Životní cyklus projektu, postup zpracování projektu je dnes celkem dost popsán v projektových metodikách a standardech. Zformalizovanou metodiku, lze velmi snadno opatřit a naučit se. A já bych se spíš chtěl podělit o zkušenosti, názory a postřehy, než někoho provádět nějakou knihou, učebnicí.

Základní etapy projektu

Příprava

to je doba od prvotní potřeby něco vyřešit, ta potřeba má veliký rozměr, že její naplnění vyžaduje organizovat práci formou projektu. Tato komplikovaná a důležitá etapa končí zahájením projektu. V této fázi je klíčovým člověkem někdo, kdo má tuto potřebu něco projektem dosáhnout a dokáže si na projekt opatřit prostředky – projektový sponzor.

Dodávka

tato etapa života projektu začíná zpravidla tím, že se sejde projektový tým a tomu týmu se představí vedoucí týmu – projektový manažer – a ta parta se vesele a odhodlaně vrhne na to, že ten projekt dodá.

Ukončení

a to je fáze, na kterou se velmi často zapomíná a to je období, kdy se výsledek projektu předává někomu, kdo se o tento výsledek bude dál starat – správce systému.

Je pravda, že v dnešní době podniky dělají řadu projektů, i když asi méně než dříve – dolehla na nás krize. Úspěšnost projektů ve firmách je různá. Stane se asi celkem často, že projekt je úspěšný, ale dost často se stane, že projekt úspěšný není. Jak se to pozná?

Parametry úspěšnosti projektu:

Projekt nesplní své cíle

nevyrobí všechno to, co se požadovalo, a to buď v rozsahu, nebo kvalitě. Je toho buď méně anebo to není úplně dobré.

Projekt je mimo parametry

nesplní základní parametry, kterými jsou:

• Nedodržení termínů – deadlines – prostě je to později než se chtělo. To bývá problém, zejména pokud se na výsledek projektu něco váže. Může to být například další projekt, ale i zahájení prodejní akce.
• Nedodržení rozpočtu – stálo to více peněz, než se plánovalo. No to se nikomu nelíbí. A je potom otázka jak se to vyřeší, na koho tento problém dolehne. Pokud se tu jako dodavatel objevila externí firma a ta má smlouvu na pevný čas a rozpočet – fix time, fix price – tak má problém, že nevydělá. A to je potom smutný příběh.

Výsledek projektu není přijat uživatelem

a i to se stává. Vše je v pořádku, vše je dle zadání, včas, za správnou cenu a přesto to uživatel nechce. Máme buď chybu v zadání. Nepochopili jsme naší potřebu správně, nebo nesprávně formulovali. A také je možné, že jsme k systému jeho uživatele nesprávně přivedli, nedostal správné školení, správné vysvětlení – bylo nesprávně provedeno zavedení – roll out – a tak to uživatel nechce používat.

Projekty a projektové řízení má mnoho témat a aspektů. Tím se budu postupně zabývat v dalších úvahách.