V dnešnej dobe snáď neexistuje menšia či väčšia firma, ktorá by nemala databázu firiem, zákazníkov či svojich zamestnancov. Na trhu existujú viaceré možnosti, ako poriešiť túto časť businessu alebo správy adries a mien. Ako si však správne vybrať tú, ktorá najlepšie vyhovuje ktorej konkrétnej firme?

Záleží vždy samozrejme nielen na finančných nákladoch, ale zrejme aj na človeku, ktorý sa o danú databázu stará a tiež ide o účel, ktorý má databáza spĺňať. Keby sme sa bavili o najjednoduchších spôsoboch, ako si zapísať zoznam mien s adresami, telefónnymi číslami či mailami, bavili by sme sa zrejme o programoch Excel či Access. Takéto riešenia sú však pre mnohé, ak nie všetky firmy, príliš jednoduché a funkcie nepostačujú.

Rada by som predstavila dve možnosti komplexnejšieho riešenia tejto otázky, a síce poukázať na dve databázy MS Dynamics a Sage SalesLogix, ktoré sú v určitých smeroch veľmi podobné, no napriek tomu rozdielne najviac, ako sa len dá. Nech sa páči, menší návod či inšpirácia…

Užívateľské rozhranie

Hneď tento úvodný pohľad nám prezrádza podobnú štruktúru, podobné grafické a funkčné rozloženie. Ako vidno, oba systémy majú rozdelenie na hlavné kategórie, akými sú kontakty, samotné účty, v rámci nadkategórií sa bavíme o marketingových možnostiach, či predajných možnostiach a tiež tu nájdeme záložky, kde sú rôzne reporty a tiež organizovanie nových záznamov.

V prípade SalesLogixu sa jedná o samostatný program, ktorý sa intuitívne vie naučiť každý zručnejší administratívny pracovník, s podporou interného IT oddelenia či manuálov dostupných online. Možno trošku nevýhodou by tu bol vzhľad, ktorý ešte donedávna nebol dostupný a aktualizovaný na najnovšiu verziu, avšak už je dostupný upgrade, kde je nelen lepší vzhľad, ale i zlepšená funkčnosť. Rozšírenejšia verzia a ktorú ja poznám, je zatiaľ tá, ako na obrázku naľavo.

V prípade Dynamicsu sa bavíme o online verzii, s prístupom cez internetový prehliadač a vizážou identickou s Office balíčkami, najviac s Outlookom, nakoľko sa bavíme o Microsoft programe. Vzhľad i rýchlosť sú lepšie a tiež ovládateľnosť a užívateľské prostredie je oveľa lepšie vyriešené, intuitívne a tiež zmeny sa dajú robiť priamo v programe, bez väčšej pomoci IT odborníkov. 1:0 pre Dynamics.

Práca so zákazníckymi údajmi

Poďme sa baviť o údajoch, ktoré sa v SalesLogixe či Dynamicse nachádzajú. Ako vidno demonštratívne na obrázkoch, údaje pri kontaktoch (podobné pri všetkých záložkách) môžu obsahovať všetky rozličné informácie od mena cez čísla, až po linky na internetové profily či odoslané súbory, poznámky a pod.

Rozdiel je opäť v prospech Dynamicsu, tu si vieme jednoduchšie celú dátovú masku prispôsobiť, a nemusíme zložito hľadať názvy políčok ako v SalesLogixe, ak ich chceme napr. filtrovať , pretože tu sú názvy odlišné (SQL názvy). Ak sa zameriame na typy údajov, tak Dynamics vie lepšie pracovať s akýmikoľvek typmi, prispôsobí sa a dokáže do seba poňať aj rôzne znaky, ak sa bavíme o odlišnostiach z hľadiska jazykov a znakov typických pre niektoré jazyky. 2:0 pre Dynamics.

Príprava výkazov

Všetky údaje už máme v našich systémoch a ideme s nimi ďalej pracovať. Poďme si vytvoriť nami upravený zoznam, samostatnú skupinu, kde budú také polia, aké my chceme vidieť a tie údaje, ktoré potrebujeme.

V SalesLogixe sa dostaneme do Query Buildera, kde ako sme spomínali začneme prehľadávať netotožné názvy polí v pozadí tejto databázy, trošku viacerými klikmi si ich nakombinujeme do našej novej tabuľky. A čakáme, či to je to, čo sme chceli, v prípade, že chceme tvoriť podmienky, musíme dodržiavať prísnu logiku. Používať, niečo na spôsob Excelových vnorených funkcií.

V prípade Dynamics si pár klikmi navolíme to, čo potrebujeme, názvy nemusíme nijak komplikovane hľadať a ani skladať zložité podmienky. Na pravom obrázku vidíme ukážku reportov z Dynamicsu. Opäť platí už veľakrát spomenuté, navolím si, čo potrebujem, a hneď vidím výsledok. V SalesLogixe musia byť tieto funkcie zapnuté a sprístupnené užívateľovi, ktorý je prihlásený. 3:0 pre Dynamics.

Import údajov

Opäť sa ponoríme do trošku komplikovanejšieho sveta tvorenia vlastného náhľadu. Spomenieme ešte napríklad importovanie dát do systémov.

SalesLogix musí mať vytvorené vlastné excelové tabuľky, kde budú presne zadefinované polia, ktoré môžu byť naimportované. Celú túto prípravu musí urobiť interné IT oddelenie, ktoré vie tieto tabuľky ako tak prispôsobiť, pretože preddefinované nám príliš nepomôžu, pretože potrebujeme pracovať so špecifickými poliami, typu pozícia, poznámky či newsletter. Tu nám potom mapovanie nie je príliš umožnené, pretože SalesLogix pracuje na čisto makrodátovom pozadí.

Dynamics nás tu naproti tomu prekvapuje vysokou variáciou a vlastným mapovaním totožných polí, k dispozícií máme približne 50 importovacích tabuliek, ktoré však nemusia vôbec vyzerať identicky, môžeme si pridať vlastné polia a manuálne ich mapovať a vyberať. O priebehu sa dozvieme z prehľadného náhľadu, kde vidiíme aj chyby, ich príčiny a pod. Zhrnutie: 4:0 pre Dynamics.

Je samozrejmé, že o oboch systémoch by sme mohli rozprávať dlhšie a porovnávať všetko možné, ale samotné témy ako marketingové možnosti sú na samostatné debaty a podrobné skúmanie.

V prípade, že firma potrebuje jednoduché riešenia, kde je široká možnosť pripojenia na rôzne moderné funkcie od newsletterov cez jednoduché používanie bežnými administratívnymi pracovníkmi, je Dynamics tou správnou voľbou.