Zaťažuje vás administratíva spojená s pracovnými cestami? Vyskúšajte eCestak.sk

2
43

cestovne prikazyPracovné cesty sú súčasťou pracovného života mnohých ITčkarov, niektorí ich obľubujú, iní sa im vyhýbajú. Bez ohľadu na to aký máte vzťah k pracovným cestám, vždy sa musíte vysporiadať aj s nevyhnutnou byrokraciou spojenou s každou cestou. Administratíva okolo pracovných ciest nie je jednoduchá a spôsobuje starosti mnohým zamestnancom a ich účtovníkom.

Podmienky vyslania zamestnanca na pracovnú cestu ako aj výpočet náhrad prislúchajúcich zamestnancovi upravuje legislatíva SR, hlavne:

  • Zákon č. 311/2001 Z. z. ZÁKONNÍK PRÁCE
  • Zákon č. 283 / 2002 Z.Z. o cestovných náhradách
  • Zákon č. 475 / 2008 Z.Z. ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 283/2002

Pred začiatkom pracovnej cesty je potrebné vyplniť cestovný príkaz, dokument ktorým zamestnávateľ vysiela svojho zamestnanca na pracovnú cestu a zamestnanec ním s pracovnou cestou súhlasí.

Po návrate z pracovnej cesty je potrebné vyplniť vyúčtovanie pracovnej cesty, dokument na základe ktorého sú zamestnancovi priznané nárokovateľné cestovné náhrady kompenzujúce zvýšené náklady zamestnanca počas pracovnej cesty.

Podniky majú viacero možností ako zabezpečiť vyplnenie potrebných dokumentov:

Papierové tlačivo je najzákladnejšia z možností, nevyžaduje PC, stačí pero a papier. Neposkytuje ale žiadnu pomoc pri vypĺňaní, vyplnenie je časovo náročné a správne vypísanie vyúčtovania týmto spôsobom si vyžaduje podrobnú znalosť legislatívy a zručnosť pri výpočtoch náhrad.

Účtovnícky software je často používaný nástroj na vybavenie vyúčtovania pracovnej cesty. Tieto programy poskytujú jednoduché formuláre umožňujúce vyplnenie a výpočet, ako aj ich zaúčtovanie. Nevýhodou je, že ich môžu používať z licenčných a iných dôvodov len účtovníci a musia preto získať všetky podklady o pracovnej ceste od zamestnanca, zadať ich do programu a výsledné vyúčtovanie dať pred zaúčtovaním na podpis pracovníkovi aj zamestnávateľovi. Táto činnosť si vyžaduje veľa času a pri väčšom počte zamestnancov je tento postup neefektívny.

Formuláre v MS Excel využíva mnoho podnikov, ktorý majú príliš mnoho zamestnancov na to, aby za nich vypisoval cestovné príkazy a vyúčtovania niekto iný. Tieto formuláre sú naprogramované a udržiavané IT oddeleniami a umožňujú všetkým zamestnancov vypĺňať dokumenty k svojim vlastným pracovným cestám. Kvalita takýchto formulárov ako aj ich používateľský komfort sú ale limitované možnosťami podniku a každá zmena legislatívy vyžaduje nákladnú zmenu formulárov. Problematické býva tiež jednotné číslovanie pracovných ciest v rámci podniku.

Veľké informačne systémy ako napríklad SAP sú ďalšou možnosťou. Tie umožňujú zamestnancom vybaviť svoje vlastné pracovné cesty, zavádzanie týchto systémov je ale náročné a nákladné.

eCestak.sk

Služba eCestak.sk je alternatíva k vyššie spomenutým  možnostiam, pričom rieši ich nedostatky. Je dostupná cez internet, 24hodín denne, z každého miesta a bez nutnosti investície do vlastnej infraštruktúry.

Prečo používať službu eCestak.sk?

Hlavnou výhodou služby je jednoduchosť ovládania, používatelia nemusia podrobne ovládať legislatívu, nemusia počítať koľko času strávili v jednotlivých štátoch, určovať sadzbu stravného alebo prepočítavať cudzie meny na euro, o všetko sa postará služba automaticky.

Formuláre sú navrhnuté tak, aby sa nedali vyplniť zle, používateľa automaticky usmernia k správnemu vyplneniu v súlade so Slovenskou legislatívou, stačí zadať základné údaje o ceste. Na prepočty mien vo výpočtoch sú automaticky používané aktuálne kurzy ECB. Tlač formulárov je realizovaná formou exportu do formátu PDF.

Pri opakovanom absolvovaní rovnakej pracovnej cesty stačí staršiu cestu skopírovať s možnosťou využitia posunu začiatku novej cesty a automatického prepočtu všetkých údajov.

Zaujímavosťou služby eCestak.sk je inovatívny spôsob zadávania presunov počas pracovnej cesty, ako aj možnosť zadať prerušenie pracovnej cesty, napr. keď zamestnanec požiada o dovolenku počas pracovnej cesty.

Služba je prevádzkovaná zadarmo, stačí sa zaregistrovať na https://ecestak.sk.

Vyuctovanie_pracovnej_cesty

Ukážka formuláru vyúčtovania pracovnej cesty.

Cestujú vaši zamestnanci pravidelne a zaťažuje vás s tým spojená administratíva?

Dajte vypĺňanie cestovných príkazov vyúčtovaní do rúk svojim zamestnancom.

Stačí si v službe eCestak.sk založiť firemný účet. Každý zamestnanec získa vlastné prihlasovacie meno, pomocou ktorého môže rýchlo a jednoducho vyplniť cestovné príkazy a vyúčtovania svojich pracovných ciest. Všetko samostatne bez toho, aby zaťažovali čas iných. Hotové vyplnené doklady len odovzdajú na zaúčtovanie.

Prideľovanie unikátnych čísiel pracovných ciest je spoločné v rámci celého podniku. Správca podnikového úctu má prehlaď o pracovných cestách všetkých zamestnancov a v prípade potreby môže zamestnancovi s vypĺňaním pomôcť. Ak išlo na rovnakú cestu viacero zamestnancov, nemusia rovnaké údaje opakovane vypisovať. Stačí pracovný cestu na pár klikov skopírovať. Samozrejmosťou je použitie firemného loga na stránkach služby ako aj vo výsledných dokumentoch.

Podnikova_registracia

Prehľad podnikovej registrácie.

Máte na starosti organizáciu a vyúčtovávanie pracovných ciest pre viacerých kolegov?

S eCestak.sk to zvládnete bez problémov.

Stačí si v službe eCestak.sk založiť účet jednotlivca a budete môcť vyúčtovať pracovné cesty pre seba alebo kolegov v rámci jedného alebo viacerých podnikov. Doklady vytvoríte ľahko a bez starostí. Adresár pracovníkov vám vypĺňanie ešte viac uľahči a zníži množstvo vypĺňaných údajov na minimum.

Registracia_jednotlivca

Prehľad registrácie jednotlivca.

Dobrý článok? Chceš dostávať ďalšie?

Už viac ako 4 000 z vás dostáva správy e-mailom. Nemusíš sa báť, nie každé ráno. Len občasne.

Váš email neposkytneme 3tím stranám. Posielame naňho len informácie z robime.it. Kedykoľvek sa môžete odhlásiť.

  • Dobrý deň, ďakujem za pochvalu 🙂 Nebránime sa integrácií na externé systémy, ale možnosti sú obmedzené cloudovosťou služby, systémy by museli byť dostupné cez internet. V prípade záujmu je tiež možné prevádzkovať službu eCestak.sk lokálne v rámci firemnej infraštruktúry, to by tiež zjednodušilo napojenie na lokálne systémy.

  • lacike

    Je mozne sluzbu integrovat so systemami ako SAP alebo PeopleSoft? Vyzera, ze by to mohlo mat podstatne prijemnejsie GUI a hlavne moznost kopirovania cestaku s posunom datumu je neocenitelna 🙂